Tutorial Mail Merge

Tutorial Mail Merge untuk lamaran pekerjaan :

1.      Pertama nyalakan computer kalian, lalu setelah masuk homescreen, buka aplikasi word, kemudian ketik isi lamaran kalian, sebagai contoh nya :

Untuk hal hal yang berbeda setiap suratnya, di kosongkan saja, misalnya untuk kota menulis suratnya, atau tanggal kapan menulis suratnya.

2.      Kemudian setelah menuliskan isi lamaran yang akan kita buat menjadi mail merge, kita buka menu mailings di bagian atas program word

Dan akan tampil seperti ini

3.      kemudian kita klik start mail merge

4.      Lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

5.      Lalu pilih yang step by step mail merge wizard

6.      Lalu akan muncul tab di samping kanan word kita seperti gambar di bawah

Di dalam tab tersebut, ada beberapa opsi pilihan dalam pembuatan mail merge ini, seperti halnya

-          letters (masih dalam format biasa untuk pengiriman surat),

-          e-mail message (untuk format pengiriman e-mail, umumnya tidak jauh berbeda dengan format letter, tetapi penggunaannya berbeda dengan letters),

-          Envelopes (diperuntukan untuk pembuatan mail merge dalam ukuran amplop, atau bias dikatakan untuk cover amplop, bisa juga untuk pengiriman undangan),

-          Labels (untuk format pembuatan label, label sendiri biasanya di gunakan untuk memberi nama pada buku sekolah, atau buku tulis agar tidak tertukar dengan punya teman,

-          Directory (untuk yang satu ini saya pun belum mengetahui penggunannya untuk apa, karena saya sendiri belum pernah menggunakannya.

7.      Lalu berdasarkan kegunaannya masing masing di atas, maka dari itu kita gunakan yang letters.

8.      Kemudian pilih yang Next: starting document

Akan muncul beberapa pilihan seperti

Di sana terdapat beberapa pilihan, diantaranya adalah :

- use the current document (pilihan ini memilih agar kita menggunakan dokumen yang sedang kita buka untuk menjadi bahan mail merge yang akan kita kerjakan)

- start from a template (menggunakan template mail merge yang telah disediakan oleh Microsoft word

- start from existing document (menggunakan dokumen lain yang telah kita siapkan)

   9.      Kemudian kita pilih “use the current document” dan klik “next select recipients”

10.  Lalu akan muncul tampilan seperti ini 
 

Disana terdapat pilihan :

   -  Use an existing list (menggunakan list mail merge yang telah kita buat dari Microsoft access, biasanya ektensi filenya *.mdb), *untuk pembuatan database di Microsoft access tunggu tutorial berikutnya.

apabila kita telah membuat filenya kita bisa memilih browse, dan nanti akan muncul tab explorer untuk mencari dimana kita menyimpan filenya. Lalu bisa skip ke langkah nomor 11

   -  Select from outlook contacts (memilih untuk mengambil dari data kontak yang ada di program outlook)

hanya tinggal klik choose contacts folder, dan kemudian akan terbuka jendela explorer baru, lalu cari dimana letak folder kontak outlook kita berada. Lalu bisa skip ke langkah nomor 11

    - Type a new list (membuat daftar baru, pilihan ini biasanya lebih  .                                  sering digunakan)

 

kita klik create dan akan muncul tab

Disana terdapat menu

o   New entry (untuk membuat daftar baru di bawah daftar yang berwarna biru itu)

o   Delete entry (untuk menghapus daftar yang tidak di gunakan)

o   Find (mencari data yang kita ingin kan)

o   Customize columns (mengkostumasi kolom seperti contoh di atas yaitu tittle, first name, dan seterusnya)

Lalu kita pilih yang customize columns, karna kita akan membuat daftar yang baru, dan akan muncul tab

Disana terdapat menu :

o   Add (digunakan untuk menambah entry data)

o   Delete (digunakan untuk menghapus entry data

o   Rename (mengganti nama entry data)

o   Move up & Move Down (memindahkan posisi entry yang sedang dalam pilihan, bisa ke atas ataupun ke bawah.

Kemudian, karna kita ingin mengubah beberapa entry disana, silahkan pilih add ataupun delete untuk menyesuaikan dengan data yang akan kita input, sebagai contoh gambar di bawah ini :

           

Lalu setelah itu pilih OK untuk menyelesaikan pekerjaan pada jendela ini, dan kemudian akan kembali ke jendela sebelumnya, tetapi dengan entry kolom yang berbeda, kemudian isi data entry tersebut dengan data sesuai dengan yang anda inginkan, sebagai contoh gambar di bawah ini :

Apabila sudah, klik ok saja. Kemudian akan terbuka jendela baru untuk menyimpan database yang barusan kita buat, taruh di lokasi yang mudah di ingat, dan beri nama sesuai dengan yang kita inginkan, karna suatu saat apabila kita butuhkan file tersebut masih ada

11.   Kemudian, setelah menyiapkan data untuk di input di dalam mail merge tadi, langkah selanjutnya adalah menempatkan data sesuai dengan tempatnya, misalnya data tanggal pada posisi tanggal di dalam surat, dan selanjutnya.

12.  Lalu kita posisi kursor kita pada tempat yang sesuai dengan data yang masih kosong tadi, kemudian, kita pilih menu mailings è insert mail merge, kemudian pilih sesuai data misalkan seperti gambar di bawah ini

Untuk posisi kota (tulisan yang saya blok) makan saya memilih pilihan kota, dan untuk tanggal saya memilih tanggal, begitu terus selanjutnya sampai semua data sesuai dengan penempatannya masing masing.

13.  Setelah selesai, kita bisa melihat hasil yang sudah kita entry tadi dengan masuk ke menu mailings è preview, berikut perbedaan antara sebelum di preview dengan sesudah di preview

Sebelum di klik preview

Sesudah di klik preview

Disamping menu preview terdapat pula menu

untuk tanda panah biru arah ke kanan dan ke kiri di samping kotak yang bernomoran 1 di gunakan untuk memindahkan preview data, karna tadi ada beberapa data entry yang berbeda formatnya, kemudian kita juga bisa klik pada kotak tersebut untuk langsung menuju pada data yang ingin kita preview,


4.  Langkah terakhir yaitu penyelesaian dari pembuatan surat ini, yaitu pilih mailings è finish & merge

Disana bisa kita pilih :

-          Edit individual documents (untuk mengedit kembali surat yang kita buat, atau mengecek sekali lagi apabila ada kesalahan)

-          Print documents (mencetak dokumen langsung, tanpa mengecek ulang, dan akan keluar sesuai dengan apa yang kita kerjakan tadi

-          Send email messages (mengirimkannya sebagai email, biasanya disini kita akan di minta untuk menyimpan hasil pekerjaan kita, kemudian akan mengirim filenya via program Microsoft oulook.

Sisanya tinggal keinginan anda saja untuk memilih yang mana, demikian tutorial cara membuat mail merge, yah walaupun panjang, tetapi dasar pembuatannya sudah saya jelaskan semua, kalau ada beberapa pertanyaan dapat di tanyakan langsung ke email adeabiyoga@gmail.com, terima kasih telah membaca tutorial ini

*note, untuk gambar berubah warna dari biru jadi hitam di sebabkan karena saya mengganti temanya. Kemudian teks yang  jarak spasi dan penataan paragrafnya berbeda, di sebabkan karena pengambilan tangkapan layer di lakukan selama proses pembuatan tutorial ini dan sambil mengumpulkan ide pembuatan tutorial ini, dan tadi lupa format tulisannya seperti apa, dan baru merubahnya setelah inget.